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Wie man sich als Team im Homeoffice organisiert


lookfamed - 26. März 2020 - 0 comments

Das Thema, das in den letzten Wochen wohl viele Unternehmen beschäftigt, ist das Homeoffice. Während diejenigen, die diese Möglichkeit wahrnehmen können, natürlich unglaublich dankbar sein sollten, stellt uns das Arbeiten von zu Hause doch das ein oder andere Mal auf die Probe. Zu viele Ablenkungen? Keine echte Routine mehr? Und das Schlimmste: Wo sind die Kollegen? Auch wir von lookfamed befinden uns momentan im Homeoffice. Wir haben es jedoch gemeistert, uns als gesamtes Unternehmen, aber auch in den einzelnen Teams, super zu organisieren. Deswegen wollen wir heute unsere Tipps und Tricks mit euch teilen, damit auch eure Arbeit von zu Hause zu einem echten Erfolg wird!

Zusammen sind wir stark

Wir bei lookfamed sind zwar ein eingespieltes großes Team, jedoch gliedert sich unser Unternehmen auch noch in einige verschiedene Teams. Wie sich diese Teams untereinander organisieren, was ihre besten Tipps und Tricks dafür sind und welche Vorteile das Homeoffice vielleicht sogar bietet, verraten euch Marie, Katha, Selina, Katharina und Johanna.

Wie organisiert man sich als Team im Homeoffice?

Klar, das Homeoffice hat zahlreiche Vorteile. Dass es aber auch einige Nachteile birgt, zeigt sich bei den meisten wahrscheinlich schon nach wenigen Tagen. Der wahrscheinlich größte Nachteil: Die Kollegen fehlen. Und dass nicht nur als soziale Kontakte, sondern vor allem auch für die bessere Organisation innerhalb des Teams. Wir geben euch die besten Tipps, wie ihr die richtige Organisation innerhalb eures Teams auch von zu Hause erreicht.

 

 

 

 

„Wichtig ist es vor allem, eine gewisse Routine beizubehalten“, sagt Marie, Head of Campaign Management. Das hilft vor allem dabei, den Tag zu strukturieren, die Aufgaben zu verteilen und jeden Mitarbeitern dazu zu bringen, sich über den Tag hinweg zu organisieren. Dabei können tägliche Meetings per Video helfen. „Dabei geben wir uns jeden Tag Updates zu unseren Aufgaben und können besprechen, was in der jeweiligen Woche ansteht und welche Aufgaben von wem erledigt werden“, so Katharina aus dem Consulting Bereich. Neben täglichen Videokonferenzen ist aber auch der ständige spontane Austausch essentiell, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. „Viel Kommunikation ist sehr wichtig. So lässt sich klar über Aufgaben reden, die erledigt oder verteilt werden müssen“, rät Katha, Verantwortliche des HR Bereichs. Dem stimmt auch Johanna, Head of E-Commerce, zu: „Es ist wichtig, dass das Team weiterhin zusammenarbeitet und sich gegenseitig unterstützt, sodass niemand zum Einzelkämpfer wird.“ Selina, die Verantwortliche des Blogger Managements, hat zudem noch allgemeine Tipps zum Homeoffice: „Ein fester Arbeitsplatz ist wichtig, um konzentriert arbeiten zu können. Zudem sollten dringend Pausen eingelegt werden, in denen man an die frische Luft geht, um wieder einen klaren Kopf zu bekommen.“

Sofern man sich als Team organisiert, kann das Homeoffice also auch zahlreiche Vorteile mit sich bringen. Aber welche zum Beispiel?

Vorteile vom Homeoffice

Sind wir einmal ganz ehrlich: Ja, Homeoffice mag vielleicht nicht für jeden die ideale Lösung darstellen, aber vor allem wir aus der digitalen Branche dürfen uns eigentlich nicht beschweren. Wir sollten vor allem dankbar dafür sein, dass es uns möglich ist, von zu Hause zu arbeiten und unseren Betrieb aufrecht zu erhalten. Um das ganze also einmal aus einem positiven Blickwinkel zu betrachten, wollen wir euch hier einmal die zahlreichen Vorteile vom Homeoffice präsentieren.

Das Arbeiten von zu Hause schweißt ein Team noch einmal auf eine ganz andere Art und Weise zusammen. Natürlich ist es uns bei lookfamed auch lieber, wenn wir uns jeden Tag im Office sehen können, um uns auszutauschen und gegenseitig zu unterstützen. Dies kommt jedoch auch im Homeoffice definitiv nicht zu kurz. „Wir stehen in viel engerem Austausch und haben über die Videokonferenzen auch viel effektivere Meetings. Zwischen uns herrscht eine Dynamik, die das Arbeiten im Homeoffice sehr angenehmen und produktiv gestaltet“, findet zum Beispiel Marie. Auch das Thema Eigenverantwortung bekommt im Homeoffice noch einmal einen ganz anderen Stellenwert. „Jeder muss lernen, sich selbst zu organisieren und geht die eigenen Probleme vielleicht auch nochmal aus einem ganz anderen Blickwinkel an, weil er erstmal auf sich allein gestellt ist“, sagt Katharina. Die Themen Eigenverantwortung und persönliche Weiterentwicklung werden bei lookfamed generell großgeschrieben und stehen vor allem jetzt noch einmal stark im Fokus und können während der Zeit im Homeoffice einmal intensiv angegangen werden. Dem kann sich Johanna anschließen: „Ich merke, dass mehr Verantwortung übernommen wird und wir im Team auch produktiv arbeiten können, da man sich noch besser auf Meetings vorbereitet und diese effektiv in der Kommunikation nutzt.“ Zudem lernt das Team auch jeden Tag Neues dazu. „Durch die Digitalisierung, auf die wir vor allem momentan immens angewiesen sind, wird der Wert eindeutiger Kommunikation noch einmal besonders deutlich“, findet Katha.

Die besten Tools für das Homeoffice

Besonders hilfreich im Homeoffice kann außerdem das Verwenden verschiedenster Online-Tools sein, die die Arbeit in der digitalen Welt erheblich erleichtern. Auch diese wollen wir euch natürlich nicht vorenthalten!

Jira

Jira ist eine Webanwendung, mit der man digitale Boards für verschiedene Teams erstellen kann. Im Rahmen dessen kann man dann Aufgaben erstellen, diese Personen zuweisen und ihnen einen Status geben – beispielsweise „In Arbeit“ oder „Erledigt“. Die Boards lassen sich individuell gestalten und erleichtern die Arbeit im Team enorm, weil der Status jeder Aufgabe zu jeder Zeit eingesehen werden kann.

Google Hangouts

Google Hangouts nutzen wir vor allem für kürzere, spontane Meetings. Dabei handelt es sich um einen Videokonferenz- und Instant-Messaging-Dienst, mit dem sich ganz leicht Videokonferenzen mit mehreren Personen abhalten lassen. Perfekt für das kleine Update zwischendurch!

Zoom

Für Meetings mit dem gesamten Team, die auch mal etwas länger dauern können, nutzen wir gerne Zoom. Auch dabei handelt es sich um ein Tool für Videokonferenzen, bei dem man sich mit bis zu 100 Kollegen gleichzeitig virtuell meeten kann. Perfekt, wenn es mal etwas länger dauert und Kollegen aus mehreren Teams betrifft.

Own Cloud

Die Cloud ist ein Tool, mithilfe dessen Daten auf dem eigenen Server gespeichert werden können. Wir bei lookfamed haben in der Cloud Ordner zu jedem Team, jedem Projekt und viele weitere angelegt, auf die die Mitarbeiter dann auch von zu Hause zugreifen können. So kommt es im Homeoffice nicht zu Problemen, wenn doch einmal etwas im Büro vergessen wurde, da ja alles in der Cloud gespeichert ist.

Homeoffice -Top oder Flop?

Das Homeoffice zeichnet sich also vor allem dadurch positiv aus, dass es die Teams noch enger zusammenbringt, sich aber jeder auch gleichzeitig selbst weiterentwickeln kann. Auch der noch engere Austausch und die direktere Kommunikation werden wertgeschätzt. „Vor allem lernen wir alle in diesen Zeiten unsere Kollegen noch mehr zu schätzen als sowieso schon, weil man sich doch sehr vermisst“, resümiert Selina. Hilfreiche Tools gestalten den Alltag im Homeoffice noch leichter. Das Wichtigste ist jetzt die Gesundheit. Aufgrund dessen hoffen wir, dass ihr ebenfalls die Chance habt, von zu Hause zu arbeiten können und alle gesund bleibt!

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